El resultado que espera una compañía en la implementación de un ERP es que se obtengan beneficios en prácticamente todas las áreas de esta, como un incremento en las ventas, reducción de costos de producción, mejora en la productividad de los empleados, márgenes de utilidad mas altos, e inclusive aumentar el valor de venta de esta.
Desafortunadamente en muchos casos, no se llega a este resultado debido a diversos factores que surgen durante el proceso de implementación.
En la actualidad hemos identificado que un porcentaje muy alto de implementaciones que presentan problemas después de su salida en vivo se deben principalmente a 2 factores:
Tecnológico
El 70% de las implementaciones que presentan problemas cuentan con infraestructura tecnológica muy por debajo de lo que se requiere para soportar su operación diaria y esta problemática se hace aun mas notable durante los periodos críticos de operación como puede ser cierre de mes, temporada alta de ventas y facturación, pedidos especiales o críticos de entrega.
En el caso de las implementaciones que cuentan con la infraestructura correcta para soportar su operación diaria, el área de TI, no cuenta con personal especializado para afinar y completar el mantenimiento que se requiere en los componentes como servidores de bases de datos, servidores web, servidores de aplicación o lógica de negocios, etc.
Por otro lado, es muy común que se tenga desarrollos que modifican o que agregan nuevas consultas a la base de datos, las cuales pudieran parecer que no generan afectaciones, pero al momento de conjuntar la operación real, más los altos volúmenes de transacciones generadas por la operación, nos damos cuenta de que el sistema aun se vuelve mas lento, y se pierde de vista por completo este tipo de problemática.
En la actualidad, es muy común encontrarnos con ambientes virtualizados, los cuales ofrecen grandes ventajas, principalmente para la recuperación de alguna falla de sistema, respaldos, replicas de ambientes, etc. El punto crítico reside en que, si no se realiza una configuración correcta para un ambiente virtualizado, los beneficios mencionados se opacan debido a los problemas grandes de desempeño que pueden generarse debido a una mala configuración.
Funcional
Existe conocimiento de la funcionalidad que utilizan específicamente las áreas o usuarios, pero no sobre la capacidad de la herramienta y como puede mejorar el desempeño del área o la empresa en general.
Los procesos de la empresa se han ajustado derivado de la evolución de esta, pero el ERP no refleja estos cambios, provocando ineficiencia, errores de operación y reduciendo la productividad y en el peor de los casos rechazo de la herramienta por parte del área usuaria.
En general la expectativa de cualquier directivo de la empresa en la que se cuenta con una implementación de ERP es que pueda acceder de manera inmediata a la información de un área en particular para la toma de decisiones informadas y efectivas para los ajustes necesarios en la estrategia de negocios. En muchos casos esto no es posible derivado que los usuarios del sistema llevan otros tipos de controles y seguimientos a la operación, es muy común que se utilicen herramientas como Excel para llevar el registro de las entradas y salidas de almacén, movimientos contables, el control de tesorería, control de estados de cuenta bancarios y posteriormente se ingresan resúmenes o transacciones muy específicas al sistema ERP, esto tiene como consecuencia dos temas muy críticos, ya que existe la posibilidad de que la información que se lleve en Excel o por fuera del sistema, contenga errores u omisiones (por error o deliberadas) y que si se mantiene este esquema nunca se van a tener reportes en línea como puede ser un estado de resultados, un balance genera, un reporte de valor de inventarios, debido a los atrasos y errores que esta situación provoca.
Mediante servicios administrados en tecnología o funcionales, las empresas pueden empoderar a sus áreas de IT para resolver las problemáticas en las que se requiere talento muy especializado obteniendo los siguientes beneficios.
Mayor enfoque: Al liberar la carga de trabajo del personal de TI, se puede enfocar en las áreas y procesos principales que generan mayor valor a sus clientes internos y externos.
Mantener el paso con las actualizaciones y exigencias de TI: En todo el mundo las empresas buscan completar sus planillas de TI principalmente para situaciones de alta especialización como es la administración y mantenimiento de una implementación de ERP, es una decisión acertada dejar en manos especializadas mediante un servicio administrado estas exigencias y presiones.
Costos controlados: Se genera mediante una renta periódica predecible, de acuerdo con los requerimientos específicos de la empresa.
Flexibilidad en los servicios: Con los servicios administrados se pueden contar con diferentes opciones para cubrir las necesidades especificas del cliente ya sea en la parte funcional, tecnológica o ambas.
Recursos humanos: Como parte de la oferta de los servicios administrados, cuando la empresa lo requiera, se puede contar con el personal necesario para operar y/o soportar la tecnología, ya sea en sitio o de forma remota.
Servicios de arquitectura de infraestructura: Con el apoyo de especialistas y basado en las mejores prácticas de la industria se pueden crear soluciones “llave en mano”, con la oportunidad de gestionar la infraestructura dentro de su empresa o soluciones a través de servicios de la nube que le permiten controlar costos, gestionar alta disponibilidad bajo demanda o diseñar esquemas de infraestructura basada en la temporalidad de su empresa.
Soporte técnico: Una de las principales ventajas de los servicios administrados es la continuidad que se puede lograr mediante el soporte técnico, que debe incluir herramientas como mesa de ayuda, soporte remoto, soporte en sitio o recursos dedicados tiempo completo a la empresa.
Servicios proactivos: Servicios de monitoreo que permitan la detección y prevención de problemas potenciales en su implementación es una de las mayores ventajas de los servicios administrados, los cuales se enfocan en un monitoreo constante de la evolución de la plataforma y que se alinean con su estrategia de crecimiento al dar visibilidad si la plataforma esta preparada para la incorporación de nuevos usuarios, nuevas funcionalidades o nuevas sucursales, prevenir y detectar código o sentencias de base de datos que puedan generar problemas graves en el desempeño y posteriormente afectar en tiempos de facturación, ventas, compras , producción o recepciones de almacén entre otros.
En LASO Consulting contamos con personal altamente especializado y calificado para volvernos un aliado estratégico de nuestros clientes mediante servicios administrados para Microsoft Dynamics en sus diferentes versiones On-premisie o en la nube para AX, NAV, SL, GP y en versiones especificas para la nube como Microsoft Dynamics 365 Business Central y Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations.